Le département administratif et comptabilité

Son objectif principal est d’être un appui au fonctionnement général et à la pérennité des associations.

Bien plus qu’une fonction de support au sens littéral du terme, le département comptable et administratif est un des garants du bon fonctionnement d’une institution :

  • Il assure le suivi administratif aussi bien au niveau de la gestion des paiements des salaires des employés qu’au niveau des instances subsidiantes, fiscales, sociales et administratives, au niveau des « usagers » (bénéficiaires, familles, SAJ) ou encore des fournisseurs.
  • De par son rôle de contrôle et de centralisation des informations, il est un des liens importants d’unité, de cohésion et d’uniformisation des règles de fonctionnement. Il est au centre des informations interservices.
  • Il doit gérer et/ou contrôler des budgets et doit en permanence rationaliser les besoins illimités de l’organisation avec ses moyens limités.
  • Il centralise la collecte et le classement des informations, données et documents de l’institution.

Le service administratif

Celui-ci a pour mission de :

  • Assurer l’organisation des fonctions d’accueil, de secrétariat, de logistique (en dehors de celles résultant de la régie et de la cuisine), archivage, reporting et suivi des dossiers (administratifs, subsides…).
  • Centraliser l’ensemble des contrats établis par l’ASBL et veiller à l’application des réglementations et législations en vigueur.
  • Centraliser, archiver et mettre à jour les dossiers des Bénéficiaires.

Le service comptabilité

Le service comptabilité a pour mission de :

  • Assurer la tenue de la comptabilité, la gestion de la trésorerie, la gestion des dettes et de leur remboursement, le respect des obligations fiscales, établir les bilans et budgets prévisionnels et mettre en place des outils de contrôles, garantir la fiabilité des données et fournir des informations qui seront à la base de choix stratégiques et d’investissements et rendre des comptes (bilans, résultats, tableaux de bord) au conseil d’administration et aux autorités subsidiantes et de surveillance.
  • Gérer les aspects comptables du personnel (salaires, primes et indemnités, congés, retraites, licenciements…).

Ses objectifs prioritaires à court terme sont :

  • Une modernisation générale du service.
  • L’informatisation et la dématérialisation.
  • Systématiser les contrôles de gestion.
  • Perpétuer la comptabilité analytique.

Le service ressources humaines

Il a pour mission de gérer les dossiers du personnel, les relevés de prestations et être en contact direct avec le secrétariat social et les administrations fiscales et sociales.

Missions

Le service logistique et technique

L'équipe cuisine

  • Fournir une alimentation saine, variée et adaptée aux bénéficiaires et aux membres du personnel en respectant les singularités (médicales, culturelles, mode de vie...).
  • Procédure et traitement des demandes.
  • Communication des menus.
  • Intégrer les obligations du contrat d’objectifs.

L’équipe régie

  • Entretien, mise en conformité, réparations pour l’ensemble des sites.
  • Transformations et agrandissement de divers bâtiments.
  • Procédure de demandes d’interventions.
  • Traitement des demandes (urgences et planification).

L’équipe chauffeurs

  • Réaliser les transports SRJ – SAJA – SLS.
  • Adaptation en concertation avec le partenaire social de l’organisation en fonction des obligations légales.
  • Adaptation du charroi en fonction des besoins (véhicule adapté modulable).

L’équipe d’entretien (Techniciens de surface)

  • Nettoyer et entretenir les locaux.
  • Veiller à un environnement propre et accueillant pour les usagers, les professionnels et visiteurs.
  • Lien et bienveillance avec les bénéficiaires / assurent le relais d’informations si besoin en fonction des interactions.

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